Nettoyage de printemps : la boîte mail !

Si comme beaucoup, vous êtes du genre à avoir une grande boîte de réception dans laquelle tous vos messages s’entassent, cet article est pour vous !

Je parlerai ici de Gmail, parce que je ne sais pas aborder toutes les boîtes de réception en un seul article, mais le principe reste le même peu importe votre outil, of course.

Pourquoi faire le tri dans ma boîte mail ?

Déjà, parce que c’est tout bon pour vous : vous y verrez plus clair et vous gagnerez du temps.

Et ensuite, parce que c’est tout bon pour l’environnement : en faisant le tri, vous allez supprimer une foule de mails inutiles qui encombrent votre boîte de réception. Par exemple, saviez-vous que supprimer 30 mails permettait d’économiser l’équivalent de la consommation d’une ampoule pendant toute une journée ? Alors, imaginez l’impact que vous pourriez avoir en effaçant les milliers de mails que vous stockez depuis des années et qui n’ont aujourd’hui plus aucun intérêt pour vous…

Comment faire le tri dans ma boîte mail ?

1. Créez des libellés/sous-libellés

Tout dépend bien sûr de vos besoins ; vous pouvez par exemple créer un libellé « Clients » avec des sous-libellés par clients ; un libellé « En attente » ou « À relancer » avec des sous-libellés pour vos devis en attente et les candidatures envoyées qui n’ont pas encore reçu de réponse ; etc.

Créez autant de libellés/sous-libellés que vous le souhaitez, en visant l’équilibre : ça n’a pas beaucoup de sens d’avoir un seul libellé (autant garder sa boîte de réception actuelle, dans ce cas), mais il ne faut pas non plus en avoir 12 000 (au risque d’y perdre ses petits).

Le libellé « À relancer » est selon moi particulièrement utile pour les périodes de creux : vous pouvez ainsi jeter un œil à tous ces mails en attente et relancer des candidatures qui sont peut-être passées à la trappe, ou recontacter innocemment un client pour savoir si le projet pour lequel vous aviez envoyé votre devis est toujours d’actualité – probablement que non, mais c’est une manière comme une autre de se rappeler au bon souvenir d’un client, sans se montrer trop oppressant.

Pour créer vos libellés/sous-libellés dans Gmail, plusieurs techniques s’offrent à vous :

• Soit vous cochez un mail, vous cliquez sur l’icône « Déplacer vers » et là vous cliquez sur « Créer »
• Soit vous allez dans la barre de gauche, vous cliquez sur « Plus » puis sur « Créer un libellé »
• Dans les deux cas, si vous cochez la case « Imbriquer le libellé sous » et que vous sélectionnez un libellé existant, cela créera un sous-libellé

Une fois vos libellés créés, classez-y tous vos mails (cliquez sur « Déplacer vers », pas « Copier vers », l’objectif est de supprimer des mails inutiles, pas de créer des doublons !) – vous penserez peut-être à de nouveaux libellés utiles durant ce processus – et supprimez les mails qui n’ont plus d’utilité (à vous d’avoir l’esprit critique, ne supprimez pas des courriers importants dont vous aurez besoin à l’avenir).

2. Personnalisez votre boîte de réception selon vos besoins

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres et prenez le temps de regarder toutes les fonctionnalités proposées par Gmail – il y en a beaucoup qui sont très pratiques, et qu’on ne connaît pas toujours.

Par exemple, Gmail affiche par défaut les catégories « Réseaux sociaux », « Forum », etc., qui ne me sont personnellement d’aucune utilité. Je les ai donc masquées (dans l’onglet « Boîte de réception » des paramètres), pour voir directement les libellés que j’ai moi-même créés.

Dans l’onglet « Général » des paramètres, vous pouvez également décider d’activer l’option d’annulation d’envoi (pour annuler un mail envoyé, par exemple quand on réalise qu’on a oublié d’inclure la pièce jointe), et vous pouvez choisir d’activer ou non le mode conversation (pour regrouper dans un même fil de discussion les mails envoyés avec un même objet, quand quelqu’un a répondu à un mail).

Enfin, dernier exemple, dans l’onglet « Avancés » des paramètres, vous pouvez activer l’option « Icône de message non lu » qui affichera le nombre de mails non lus sur l’icône principale de Gmail affichée dans l’en-tête de votre onglet.

Cette option est pratique pour savoir que vous avez reçu un mail sans devoir vérifier manuellement votre boîte de réception. En soi, le nombre de mails non lus s’affiche aussi dans le titre de l’onglet, mais parfois vous avez tellement d’onglets ouverts que vous ne verrez pas le chiffre entre parenthèses, tandis que vous verrez toujours l’icône.

Il existe bien sûr d’autres paramètres utiles selon vos besoins, donc prenez vraiment le temps d’y jeter un œil !