Ayant le plaisir d’accueillir un nouveau stagiaire, le sujet de la comptabilité est revenu sur le tapis. Les choses ont un peu évolué depuis l’époque où j’ai moi-même quitté les bancs de l’école (l’époque… bénie où on sortait de l’université en sachant différencier solécisme et barbarisme, mais sans aucune information sur la facturation, la TVA, les versements anticipés et autres joyeusetés de la comptabilité.)
Je vous avais déjà parlé des formalités à suivre pour se lancer comme indépendant en Belgique, mais après ça, vous avez votre joli numéro de TVA, vous êtes officiellement indépendant… et vous vous demandez peut-être comment se passe la suite. Faisons donc un petit tour d’horizon des formalités de base en matière de comptabilité quand on est freelance.
Néanmoins, je me permets une petite précision : il va de soi que cet article ne constitue pas un cours de comptabilité ; je vais présenter très rapidement ce qu’il faut faire, mais pas comment il faut le faire. Pour cela, je vous conseille vivement de faire appel à un comptable au début, ou au moins de passer par un logiciel comme Accountable.
1) La facturation
Yay, vous avez trouvé votre premier client, vous avez fini votre premier projet, et l’heure est venue de créer votre première facture. Personnellement, je vous conseillerais d’investir dans LSP Expert – qui vous aidera également à gérer vos projets, parmi de nombreuses fonctionnalités utiles – et qui dans le cas qui nous intéresse permet de créer facilement des factures.
Mais si vous préférez ne pas investir dans des outils au début, vous êtes tout à fait libre de créer votre facture via Word, Excel ou autre. Vous pouvez créer vos factures immédiatement après chaque projet ou attendre la fin du mois si vous le préférez (c’est ce que je fais personnellement, ça permet de rassembler en une seule facture les différents projets réalisés pour un même client).
1.1 Ce qui doit apparaître sur la facture
Certaines données doivent légalement figurer sur votre facture :
- la date
- les données de votre client : le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro de TVA
- vos données : nom d’entreprise, adresse, numéro de TVA et votre numéro de compte en banque
- le numéro de facture unique. Les numéros doivent se suivre, sans “trou” dans la numérotation
- la description de chaque produit/service facturé
- les quantités et prix unitaires : par heure, par mot, … Et le nombre total. (Par ex, 0.10€/mot, 500 mots)
- la base d’imposition : le montant total hors TVA.
- Les éventuelles remises déduites du montant total hors TVA.
- le taux de TVA (je vous en reparle plus bas)
- le prix total TVA incluse.
Bref, ça a l’air beaucoup, mais c’est en fait assez logique et basique : vous devez indiquer vos propres données, celles du client, et celles associées au projet (date, prix, quantité, etc.)
1.2 Facturer ou non la TVA ?
En tant que traducteurs, on est assujettis à la TVA. Mais faut-il ou non ajouter de la TVA sur votre facture ? Amis traductaires, ça va vous plaire : ça dépend du contexte !
D’abord, ça dépend si vous facturez à un particulier ou à un professionnel. Dans le cas d’un particulier, c’est simple, vous facturez toujours 21% de TVA. Dans le cas d’un professionnel, ça dépend d’où il se trouve :
- Si votre client se trouve en Belgique, vous facturez 21% de TVA
- Si votre client se trouve dans un pays de l’UE, vous ne facturez pas de TVA, mais vous devez indiquer « Auto-liquidation » sur votre facture (ou « Reverse charge » si vous créez votre facture en anglais), dans la case où vous indiquez généralement la TVA
- Si votre client se trouve en dehors de l’UE, vous ne facturez pas non plus de TVA et mentionnez sur votre facture « Exemption de la TVA en vertu de l’article 39 du code de la TVA », dans la case où vous indiquez généralement la TVA
2) Les obligations trimestrielles
2.1 La déclaration périodique de la TVA
Chaque fin de trimestre (T1 : janvier-février-mars, T2 : avril-mai-juin, etc), vous devez soumettre votre déclaration périodique de la TVA. Cette déclaration reprend le montant de la TVA que vous avez payé sur vos achats professionnels (par exemple, si vous avez acheté un ordinateur pro), le montant de la TVA que vous avez facturé (par exemple, si vous avez travaillé pour un client belge) et calcule la différence pour voir si vous devez payer de la TVA ou en récupérer. (Par exemple, si vous avez facturé 50€ de TVA et que vous avez payé 30€ de TVA sur un achat, vous devrez payer 20€ à l’État. Si vous avez facturé 50€ de TVA et que vous avez payé 150€ de TVA sur un achat, l’État vous devra 100€).
Pour établir cette déclaration, je vous conseille vivement soit d’avoir un comptable, soit d’investir dans Accountable. Je ne m’avancerais personnellement pas à créer moi-même ces déclarations, même si c’est peut-être plus simple qu’il n’y paraît.
Si vous avez un comptable, c’est simple, vous devrez juste lui envoyer vos factures de vente et d’achat et il s’occupera lui-même de créer votre déclaration et de la soumettre, vous n’avez rien d’autre à faire.
Si vous avez Accountable, vous devrez encoder vos factures de vente et d’achat dans l’outil et lui demander de créer la déclaration. Il vous l’enverra par mail, et vous devrez ensuite la déposer facilement en ligne sur Intervat: il suffit de vous connecter (avec un lecteur de carte ID ou Itsme), d’indiquer votre numéro de TVA, le type de déclaration que vous voulez soumettre et d’ajouter le fichier.
2.2 Le relevé intracommunautaire
À la même période, vous devez soumettre votre relevé intracommunautaire. Ce relevé reprend les opérations que vous avez effectuées avec des clients de l’UE (ceux pour qui vous avez indiqués « auto-liquidation sur votre facture). Encore une fois, je vous conseille de confier cette tâche à un comptable ou à Accountable – le premier s’en occupera tout seul, le deuxième vous enverra le document par mail et vous devrez juste le soumettre via Intervat.
2.3 Le paiement des cotisations sociales
Ce n’est pas vraiment une obligation comptable, mais tant qu’on est dans les démarches trimestrielles, je vous le signale : chaque fin de trimestre, vous devrez également payer vos cotisations sociales à votre caisse d’assurance sociale.
3) Les obligations annuelles
3.1 Le listing client
Vers la fin du 1er trimestre de l’année, vous devez soumettre votre listing clients, qui reprend en gros la liste de vos clients belges. Je vous renvoie encore et toujours vers un comptable ou Accountable [ceci est un lien sponsorisé!].
3.2 La déclaration d’impôts
Enfin, bien évidemment, vous devez remplir votre déclaration d’impôts tous les ans, comme tout le monde. (Pour info, la déclaration des impôts de l’année 2022 se fait en juillet 2023 et vous payez ce que vous devez au deuxième trimestre de 2024. C’est tellement facile de s’y retrouver, hein !)
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